El Tribunal de Cuentas de Entre Ríos ratificó que los organismos públicos provinciales y municipales “deberán mantener su documentación en archivo durante un plazo mínimo de diez años”.
Así lo dispuso a través de la resolución Nº 1.940, del 14 de diciembre último, en respuesta a una consulta formulada por el Instituto de Ayuda Financiera a la Acción Social (Iafas).
El Iafas elevó una consulta al Tribunal de Cuentas a fin de que se expida sobre la posibilidad de reducción del período de resguardo obligatorio de la documentación.
Pero en el organismo de contralor si bien tienen en cuenta que el plazo de prescripción genérico que regula el Código Civil ha disminuido de diez a cinco años, “ello no implica en modo alguno que deba mutarse el criterio que ha sostenido desde el año 1989 a la fecha este organismo, en el sentido que la documentación debe resguardarse por el plazo de diez años”.
El Tribunal de Cuentas entiende que: a) si la documentación es respaldatoria de obligaciones pagaderas en más de diez años, parece prudente su conservación, y el sujeto podrá ser juzgado negativamente si no ha procedido a hacerlo; b) la obligación de conservación se extiende a la correspondencia (postal, fax, mail, etc.) que fuera respaldatoria de asientos. Cabe recordar en este punto el valor de la correspondencia como medio para la celebración de contratos fuera del establecimiento comercial reconocido por el artículo 1104 del Código Civil y Comercial. c) el Código Civil y Comercial no reprodujo la obligación genérica de conservación de correspondencia prevista por el artículo 33, inciso 3°, del Código de Comercio derogado. No obstante; determina en su artículo 318 que la correspondencia, cualquiera sea el medio empleado para crearla o transmitirla, puede presentarse como prueba por el destinatario, con las limitaciones allí establecidas.
“En tales condiciones, más allá del silencio legal, resulta de prudencia proceder a la conservación de la correspondencia en cuanto se entienda vinculada, de cualquier modo que sea, a la actividad económica o empresarial mencionada por el artículo 320, aunque no tenga el valor probatorio del artículo 330”
Así, el Tribunal ratificó “íntegramente el criterio que de modo inveterado ha mantenido este organismo, debiendo los organismos públicos provinciales y municipales mantener en archivo su documentación durante el plazo de diez años”

De la Redacción de Entre Ríos Ahora.